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大阪の中小企業支援機関。 大阪産業創造館(サンソウカン)

忙しすぎて納期が守れない状態を解消する方法はありますか?

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  • 忙しすぎて納期が守れない状態を解消する方法はありますか?

    多くの社員がたくさんの仕事を抱えて忙しくしているのに一向に仕事が進まず納期が守れません。毎日問題が発覚してバタバタしています。どうすればいいのか教えてください。

    「集中フローボード」と「助けてボード」でマルチタスクを排除しましょう


     今やっている仕事を中断して、また新しい仕事に手をつける。そして中断した仕事にまた戻る…。このようなことを繰り返していると、全ての仕事が中途半端になり、どれも納期に遅れてしまいます。これは、実行する仕事(タスク)を切り替える度に、思考の段取りが発生し、余分に時間がかかってしまうからです。
     こうした状況を解消するには、以下のような点に注意する必要があります。
    1.取りかかるタスクの優先順位を明確にする
    2.タスクの負荷を平準化する
    3.万全の準備(フルキット)をしてからタスクにとりかかる
    4.一つ一つのタスクを集中して完了させる
    5.滞留しているタスクを見える化する
    6.問題を一個流しで解決する
    7.日常業務の中でマルチタスクを解消する

     この7つの規律を組織にインストールして、組織が自律的に業務を遂行する「自律制御ネットワーク」を構築するツールとして、「集中フローボード」と「助けてボード」があります。
     たとえば、チーム毎に「集中フローボード」を配置して運用するとします。タスクの優先順位を決める判断基準は会社全体で共通にします。チームに入ってきたタスクに優先順位を付け、チームリーダーは優先順位の高いタスクから担当者に割り当てます。担当者は準備が完了したものから着手しますが、1日に実行するタスクは最大2つまでとします。こうして、待ち状態のタスク、割り当て済みのタスク、実行中のタスク、滞留しているタスク、完了したタスクを見える化します。これにより集中できる環境が生まれ、キャパオーバーになった場合、それを周りに自然に伝えることができます。

    集中フローボード

     問題が発生して滞留しているタスクについては、助けてほしいことをポストイットに書いて「助けてボード」の中の助けてほしい人(上司等)のところに貼り付けます。貼られた人は、自分で解決できそうになければ、さらに上の人の欄に貼るという形でエスカレーションします。そのために、複数の部署にまたがった「助けてボード」(エスカレーションボード)を設けておくとよいでしょう。問題が解決すれば、「ありがとう」のポストイットを貼ると、上司に喜ばれます。こうすると、どのマネージャーが「ありがとう」をたくさん集めているかがわかります。これにより問題解決の一個流しが実現し、進捗会議も不要になりますし、ミドルマネージャーの育成にもつながります。

    助けてボード
回答した専門家
ISO・認証

高野 淨

ISO、生産改善、省エネ、売上アップなどでお困りの方、お気軽にご相談ください!

問題の本質を見極めるために、お話をじっくり聞かせていただいて、アドバイスや支援をさせていただきます。必要に応じて様々な事例をご紹介したり、具体的な方法や手順についてアドバイスさせていただきます。家電メーカーでの長年の経験や700件を超える多くの中小企業の支援実績で得たノウハウをフルに活用して、変化にチャレンジされる皆さんを全力でご支援させていただきます。どうぞお気軽にご相談ください。

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