忙しすぎて納期が守れない状態を解消する方法はありますか？

「集中フローボード」と「助けてボード」でマルチタスクを排除しましょう

　今やっている仕事を中断して、また新しい仕事に手をつける。そして中断した仕事にまた戻る…。このようなことを繰り返していると、全ての仕事が中途半端になり、どれも納期に遅れてしまいます。これは、実行する仕事（タスク）を切り替える度に、思考の段取りが発生し、余分に時間がかかってしまうからです。
　こうした状況を解消するには、以下のような点に注意する必要があります。
１．取りかかるタスクの優先順位を明確にする
２．タスクの負荷を平準化する
３．万全の準備（フルキット）をしてからタスクにとりかかる
４．一つ一つのタスクを集中して完了させる
５．滞留しているタスクを見える化する
６．問題を一個流しで解決する
７．日常業務の中でマルチタスクを解消する

　この７つの規律を組織にインストールして、組織が自律的に業務を遂行する「自律制御ネットワーク」を構築するツールとして、「集中フローボード」と「助けてボード」があります。
　たとえば、チーム毎に「集中フローボード」を配置して運用するとします。タスクの優先順位を決める判断基準は会社全体で共通にします。チームに入ってきたタスクに優先順位を付け、チームリーダーは優先順位の高いタスクから担当者に割り当てます。担当者は準備が完了したものから着手しますが、１日に実行するタスクは最大２つまでとします。こうして、待ち状態のタスク、割り当て済みのタスク、実行中のタスク、滞留しているタスク、完了したタスクを見える化します。これにより集中できる環境が生まれ、キャパオーバーになった場合、それを周りに自然に伝えることができます。

　問題が発生して滞留しているタスクについては、助けてほしいことをポストイットに書いて「助けてボード」の中の助けてほしい人（上司等）のところに貼り付けます。貼られた人は、自分で解決できそうになければ、さらに上の人の欄に貼るという形でエスカレーションします。そのために、複数の部署にまたがった「助けてボード」（エスカレーションボード）を設けておくとよいでしょう。問題が解決すれば、「ありがとう」のポストイットを貼ると、上司に喜ばれます。こうすると、どのマネージャーが「ありがとう」をたくさん集めているかがわかります。これにより問題解決の一個流しが実現し、進捗会議も不要になりますし、ミドルマネージャーの育成にもつながります。