マイナンバー制度導入で労務管理上注意したい点

個人番号を正確に把握した上で必要な目的にのみ使用すること、そして厳格な管理が求められます。

マイナンバー制度は平成25年5月に成立した番号法に基づき導入される制度のことです。個人番号（マイナンバーのこと）は社会保障、税、災害対策の行政手続きにのみ使用され、行政手続きの効率化を図り、国民の利便性向上、公正公平な社会の実現等を目的に導入されます。具体的には、社会保険の手続きや源泉徴収事務などにおいて使用されます。個人番号は、平成27年10月以降住民票上の住所に12ケタの個人番号として通知（通知カード）が郵送されます。そのため、個人番号を含む個人情報（特定個人情報）を扱う部署では、それまでに業務フローの見直しや従業員への教育などを実施しておく必要があります。
　番号法では、個人番号を１件でも取り扱う場合には、適用の対象となり、さらに違反した場合には重い罰則が科せられるため、その取扱いには十分に注意して下さい。それでは、特定個人情報の取得から廃棄までの流れを見ていきます。
【取得】目的を明示した上で、通知カードと免許証あるいはパスポートなどによって本人確認を行います。また、平成28年1月以降は住民票のある市町村で個人番号カードの交付を受けることができ、このカードのみで本人確認を行えます。
【利用】手続き書類に正確に個人番号を記載し、窓口持参または書留などの手段で手続きし、記録しておきます。
【保管】番号法に定められた事務に使うことを目的とした場合のみ保管ができます。特定個人情報を利用する事務処理を行う必要がなくなった場合は、所管法令で一定期間の保存が義務付けられているものについては、保管します。
【廃棄】再現不可能な手段で確実に削除し、廃棄の記録を保存します。
　また、企業は特定個人情報の取扱いに関して安全管理措置を講ずるよう義務付けられています。その中で取扱規程等の策定が必須となります。しかし、100人以下の中小規模事業者でしたら、取扱規程等の策定は必ずしも求められていません。ただし、特定個人情報などの取扱いを明確化する、事務取扱担当者が変更となった場合は確実な引き継ぎを行い、責任ある立場の者が確認する、といった対応が求められます。
　さらに、企業が社会保険や税務の手続きを士業の事務所に委託している場合には、委託先が適切に個人情報を取り扱っているか監督する義務があります。漏洩事案が発生した場合には、委託元も監督義務を怠ったとして罰則適用の対象となりうるのです。
　従来の管理を今一度見直していただき、早めのご対応をよろしくお願いします。