中小企業におけるマイナンバーの管理体制について

基本的な運用ルールは、企業規模の大小にかかわらず同様となります。

平成28年より、国民一人ひとりに固有の番号が振られるマイナンバー（個人番号）制度が始まります。この番号によって税や社会保障の情報を一元的に管理できるようになり、行政の効率化が期待されています。
企業の事務においては、おもに源泉徴収票作成、社会保険の届出等において個人番号の付与が必要になります。これらの事務にあたっては、従業員等から個人番号を取得し、適切に管理することが必要です。
マイナンバーに関する事務の流れは以下のようになります
１．取得
源泉徴収票および支払調書の作成が必要な支払先（従業員など）から、個人番号を取得します。その際、本人確認を行う必要があります。なお、従業員の扶養親族の個人番号も必要です。
２．利用
取得した個人番号は、源泉徴収票、支払調書、被保険者資格取得届といった社会保障および税に関する手続書類に記載します。上記の目的以外で他者に提供することはできません。
３．管理
取得した個人情報の管理においては、取扱規定の策定、取扱担当者の設置、情報システムのセキュリティ対策といった様々な措置が必要です。さらに、従業員の退職等で不要になったら、個人番号はただちに廃棄しなければなりません。
この管理のルールについては、中小規模事業者における特例的な対応方法が一部に設けられています。しかし、特定個人情報の漏えいに対しての罰則は、大企業も中小企業も同じなので、管理は十分に行わなければなりません。
関連事務がシステム化されていたら、マイナンバー制度への対応がベンダーから行われますので、そのスケジュールに合わせて準備を進めてください。表計算ソフト等で事務を行っている場合は、使用しているパソコンにパスワードを設定し、個人番号を登録しているファイルにもパスワードを設定するなどして、情報漏えいの防止策を十分に行ってください。