定款変更の必要があるかどうか。
(1) 定款に具体的な所在地まで記載してある場合→本店移転により、必然的に定款変更。
(2) 行政区画(市町村)のみ記載してある場合→移転先がその範囲外であれば定款変更。
上記の場合には、本店移転の取締役会決議をする前に株主総会等で定款変更の決議をする必要があります。
会社の移転時を計画した段階で、上記定款変更が必要な場合は株主総会決議にはかり、その承認を事前に受ける必要があります。その時期によっては、「定時総会」でも「臨時総会」でもかまいません。実情にあったタイミングで開催します。
尚、定款の範囲内で移転する場合は取締役会議事録(もしくは取締役決議書等)が必要となってきます。